Resolução Seduc-38/2019: Sistema SP Sem Papel

22 – São Paulo, 129 (147) Diário Oficial Poder Executivo – Seção I quarta-feira, 7 de agosto de 2019

 

O Secretário da Educação,

– Considerando o Decreto Estadual 64.355, de 31-07-2019, que institui o Programa SP Sem Papel, seu Comitê de Governança Digital e dá providências correlatas;

– Considerando os princípios de eficiência, sustentabilidade, economia de gastos e transparência das informações;

– Considerando a necessidade de garantia da produção padronizada e racional de documentos, aderente à política estadual de gestão arquivística;

Resolve:

Artigo 1º – A partir de 08/8/2019, a produção, gestão, tramitação, armazenamento, preservação, segurança e acesso a documentos e informações arquivísticas de novos documentos na Secretaria da Educação deverão ser feitos exclusivamente em ambiente digital de gestão documental, valendo-se do Sistema SP Sem Papel.

1º – Os documentos cadastrados no sistema SPdoc anteriormente ao dia 08/8/2019 seguirão sua tramitação em papel até o seu arquivamento.

2º – Após a data estabelecida no caput, ficam vedados o cadastro e a autuação de novos documentos no sistema SPdoc, salvo nos casos definidos por esta resolução.

3º – Os documentos existentes nas Unidades Administrativas que foram cadastrados no sistema legado, o Sistema de Controle de Protocolo – NCPB, permanecerão sendo cadastrados no SPdoc para tramitação ou inserção de novos documentos, pelas unidades com atribuições de Protocolo.

4º – O disposto no “caput” e no § 2º deste artigo poderão ser excepcionados nos termos do art. 11 do Decreto 64.355/19 e, em casos devidamente justificados aos Administradores Centrais do Sistema SP Sem Papel, lotados no Centro de Comunicações Administrativas – Cecad.

Artigo 2º – A tramitação de documentos entre a Secretaria da Educação e demais órgãos da administração pública ou da sociedade civil que não estiverem integrados ao Sistema SP Sem Papel dar-se-á, preferencialmente pelos meios digitais oficiais, em especial o e-mail institucional dos servidores da Pasta, nos termos da Resolução Seduc-65/2018.

Artigo 3º – Caberá ao Cecad a normatização dos procedimentos de gestão do sistema e de guarda de documentos em papel que forem digitalizados e inseridos no Sistema SP Sem Papel, respeitadas as orientações gerais emanadas pelo Arquivo Público do Estado de São Paulo.

Artigo 4º – Os documentos assinados digitalmente pelas autoridades competentes por meio do Sistema SP Sem Papel terão plena validade jurídica, nos termos do Decreto Estadual 65.355, de 31-7-2019.

Artigo 5º – O acesso ao Sistema SP Sem Papel poderá ser realizado por todos os servidores da Secretaria da Educação que realizam trabalhos administrativos, mediante usuário e senha criados a partir do CPF e do e-mail institucional do servidor.

1º – Caberá ao Cecad, administrador central do Sistema SP Sem Papel, a gestão dos usuários da Sede e Coordenadorias.

2º – Os Dirigentes Regionais das Diretorias de Ensino deverão designar 2 (dois) administradores locais do Sistema SP Sem Papel, para gestão dos usuários de suas respectivas Diretorias.

Artigo 6º – Esta Resolução entra em vigor na data de sua publicação.

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Instrução Normativa Cecad-1, de 6-8-2019

24 – São Paulo, 129 (147) Diário Oficial Poder Executivo – Seção I quarta-feira, 7 de agosto de 2019

 

CHEFIA DE GABINETE

O Centro de Comunicações Administrativas (Cecad), considerando a implantação do Sistema SP Sem

Papel, expede a presente Instrução, nos termos da Resolução Seduc-38, de 6-8-2019:

Artigo 1º – A produção, gestão, tramitação, armazenamento, preservação, segurança e acesso a

documentos e informações arquivísticas de documentos na Secretaria de Educação deverão

ser feitos exclusivamente em ambiente digital de gestão documental, valendo-se do Sistema SP Sem

Papel, nos termos da Resolução Seduc-38, de 6-8-2019.

Artigo 2º – Cabe a todas as unidades administrativas da Secretaria da Educação a gestão documental

por meio do Sistema SP Sem Papel em sua respectiva área de atuação.

• 1º – Documento produzidos digitalmente devem ser tramitados diretamente para as unidades de

destino, salvo em casos em restrição de acesso.

Artigo 3º – A tramitação de documentos entre a Secretaria de Educação e demais órgãos da

administração pública que não estiverem integrados ao Sistema sem Papel dar-se-á, preferencialmente

pelos meios digitais oficiais, em especial o e-mail institucional dos servidores da Pasta, de acordo com a

Resolução Seduc-65/2018.

• 1º – Os documentos oriundos das Unidades Escolares serão cadastrados por sua respectiva Diretoria

de Ensino, até a conclusão da implantação do Sistema SP Sem Papel nas Unidades Escolares.

• 2º – Na comunicação institucional via e-mail, os requerimentos, despachos e manifestações deverão

ser realizados no corpo do e-mail, valendo como documento original assinado pelo remetente.

Artigo 4º – Documentos avulsos recebidos em papel, oriundos de outros órgãos da Administração

Pública ou da sociedade civil, deverão ser digitalizados, capturados para o Sistema SP Sem Papel e

informado ao interessado o número de registro fornecido pelo sistema.

• 1º – Sempre que possível, os documentos originais deverão ser devolvidos ao remetente

imediatamente após a digitalização.

• 2º – Quando não for possível a devolução dos documentos originais ao remetente, estes deverão ser

arquivados em ordem cronológica de cadastramento pelas unidades de protocolo, anotado seu número

de registro fornecido pelo sistema.

Artigo 5º – A digitalização de documentos em papel para inclusão no sistema deve permitir o

reconhecimento ótico de caracteres (tecnologia OCR), respeitar a resolução mínima de 200 dpi e cada

documento digital não deverá ultrapassar os 10 Mb de tamanho.

Artigo 6º – Para atendimento em caso de dúvidas, os servidores da Secretaria da Educação deverão

utilizar o canal 0800-77-00012 ou registrar suas dúvidas no Portal de Atendimento pelo endereço

https://atendimento.educacao.sp.gov.br/

Artigo 7º – Esta Instrução entra em vigor na data da sua publicação.